يقصد بالترقية نقل الموظف من درجة وظيفية أدنى إلى درجة وظيفية أعلى ذات مسئوليات وصلاحيات أكبر ومزايا مادية ومعنوية أفضل تشبع في الفرد بعض حاجاته الاجتماعية والنفسية والمادية وتحقق طموحه وتتفق مع التغير الذي يحدث لطاقته الجسمية والفكرية .
فالموظف يبدأ العمل بطاقة جسمانية كبيرة وطاقة فكرية محدودة في المرحلة الأولى من حياته العملية ومع مضي الوقت تتناقص طاقته الجسمانية وتتسع طاقته الفكرية وتزيد أعباؤه المادية وهذا ما يتطلب نقله إلى وظيفة أخرى تتفق مواصفاتها مع التغير الطبيعي الذي يمر به الشخص لآن وظائف أدنى السلم الإداري تحتاج إلى الطاقة الجسمانية بدرجة أساسية وللطاقة الذهنية بصفة فرعية ومع التدرج في السلم الوظيفي تقل الحاجة للطاقة الجسمانية وتزداد للطاقة الذهنية ،
ولذلك كان لا بد من إجراء عملية الترقية للموظف الذي قلت قدراته الجسدية أو المادية وزادت مهاراته وقدراته الذهنية وتعمقت خبراته المهنية واتسعت مداركه الإدارية والفنية إلى وظيفة أعلى حتى يمكن استثمار الإمكانات البشرية ذات الخبرة العالية في مراكز قيادية أعلى تحقق للمنظمة التجديد والإبداع والرقي في أعمالها وللفرد الاستقرار النفسي والوظيفي واطمئنانه لمستقبله وتدفعه لمضاعفة جهده ورفع مستوى أدائه في عمله .
هذا فيما يتعلق بمفهوم الترقية أما مفهوم الترفيع الذي عادة ما يخلط بينه وبين الترقية على الرغم من اختلافهما ، فيعرف الترفيع بأنه نقل الموظف من درجه مالية إلى درجة ماليه أعلى دون تغيير حقيقي في مستوى السلطة أو المسئولية وإنما يقتصر التغيير على الراتب الذي كان يتقاضاه الفرد حيث يزيد هذا الراتب عما كان عليه سابقاَ ويظل الفرد يمارس نفس العمل الذي كان يقوم به قبل الترقية وتهدف عملية الترفيع إلى التمييز بين الموظفين الذين يعملون في مهنة واحده ولكنهم يختلفون في الخبرة والكفاءة في الأداء .
إن الفرد الذي قضى فترة أطول في عمل ما وأكتسب خبرة يعطى مرتبة أعلى وأجر اكبر من الموظف الجديد الذي لا زال في بداية حياته العملية في نفس العمل فمثلا يعطى الموظف الذي أمضى فترة طويلة في الحسابات مرتبة محاسب أول بينما يعطى من هو أحدث منه في العمل مرتبة محاسب على الرغم من أنهما يمارسان نفس العمل وهكذا بالنسبة للوظائف الأخرى وعادة ما تتم عملية الترفيع إما نتيجة لحصول الفرد على مؤهل أو لمضي مدة عليه دون توفر درجة شاغرة يرقى إليها .
أهداف الترقية
تسعى عملية الترقية كغيرها من العمليات الإدارية المتعلقة بالعنصر البشري إلى تحقيق غايات محددة للفرد والمنظمة ومن أهم هذه الغايات ما يلي :
1- المواءمة بين قدرات الأفراد التي تتغير بمرور الزمن ومتطلبات الأعمال التي يجب أن يمارسوها .
2- تحفيز العاملين وإثارة دوافعهم لمزيد من العمل وبذل جهود أكبر وتحقيق إنتاجية أعلى .
3- تنمية قدرات الأفراد وتحقيق الإثراء الوظيفي لهم من خلال تغيير الأعمال التي يمارسونها وتوسيع مهامها .
4- تلبية احتياجات المنظمة من الأفراد المطلوبين لملء الأعمال الشاغرة في المستويات الإدارية العليا بالكفاءات التي اكتسبت الخبرة الكافية .
5- تحقيق الاستقرار والأمان الوظيفي لجميع العاملين بالمنظمة .
شروط الترقية
تشبه قرارات الترقية إلى حد بعيد قرارات الاختيار والتعيين من حيث وضع الشروط والأسس العلمية لها والتي يمكن على ضوئها تحديد الأفراد المرشحين للترقية بشكل موضوعي والمفاضلة بينهم على أسس صحيحة بعيدة عن التحيز وذلك من اجل اختيار أصلحهم لشغل الوظائف الشاغرة وبوجه عام يمكن القول بأن هناك شرطين أساسيين يجب أن يتوافرا فيمن يرشح للترقية هما القدرة والأمانة بالإضافة إلى الشروط الأخرى التي عادة ما تختلف من منظمة إلى أخرى ومن دولة إلى أخرى ولكن بشكل عام يمكن أن أسرد شروط الترقية على النحو التالي :
1- أن تكون الوظيفة المطلوب ترقية الموظف إليها شاغرة ووارده في الهيكل التنظيمي .
2- أن يتوفر الحد الأدنى من المتطلبات والمؤهلات اللازمة لشغل الوظيفة الأعلى .
3- أن يكون المرشح للترقية حاصلاَ على تقدير كفاءة في السنتين الأخيرتين بدرجة جيد على الأقل .
4- أن لا يكون الموظف محالاّ إلى التحقيق أو يقضي فترة تأجيل ترقيته نظراّ لارتكابه مخالفة معينة .
نظم الترقية
يمكن القول بأن هناك ثلاثة أنظمة أساسية يتم إتباع أحدها أثناء القيام بعملية الترقية تتمثل أهم هذه الأنظمة بالأتي:
1- نظام الترقية على أساس الأقدمية : وفقاّ لهذا النظام تعتبر الفترة الزمنية هي الأساس الذي يعتمد عليه إثناء عملية الترقية حيث يعطي هذا النظام الحق للفرد الذي أمض في وظيفته الحالية فترة زمنية أطول من الفترة الزمنية التي قضاها زملاؤه في العمل الأولوية في الترقية إلى وظيفة أعلى بغض النظر عن كفاءته وقدراته لأن مقترح هذا النظام يفترض بأن أي فرد قضى وقتاَ طويلاّ في عمله عادة ما يكتسب خبرة أكبر وأعمق من غيره ونظراَ لأن صحة هذا الافتراض لا تتحقق في جميع الحالات فقد ظهرت أنظمة أخرى بديلة لهذا النظام .
ويتميز هذا النظام بأنه أقدم الأنظمة إتباعاّ وأيسرها استخداما حيث لا يتطلب إلا احتساب سنوات الخدمة فقط ولا يخضع للتقديرات الشخصية كما هو الحال في نظام الترقية على أساس الكفاءة الذي يعتمد على التقارير السنوية التي يعدها الرؤساء عن مرؤوسيهم والتي يشوب بعضها التحيز الشخصي ومع هذه الميزات إلا أنه يؤخذ عليه عدة عيوب ومن أهمها قتل الطموح وروح الابتكار والإبداع لدى العاملين الأكفاء والحد من روح التنافس بين العاملين ووصول بعض العاملين غير الأكفاء إلى الوظائف القيادية وهو أمر له سلبياته على العمل كما يؤدي إلى تسرب الكفاءات إلى خارج المنظمة بسبب عدم التمييز بين الموظفين الأكفاء وغير الأكفاء في الترقية .
2- نظام الترقية على أساس الكفاءة : تمثل الكفاءة أهم المعايير أو الأسس التي يعتمد عليها عند القيام بعملية الترقية فالموظف الكفؤ الذي يتميز بالديناميكية والمبادرة والقيام بالأعمال على أكمل وجه والملتزم بالأنظمة والقوانين والمخلص في عمله الصادق في أقواله وأفعاله يكون هو الجدر بالترقية حتى ولو كان هناك غيره من هو أقدم منه في العمل ولكنه لا يتصف بصفات هذا الموظف ويتم تحديد الموظف الكفؤ من خلال قياس النتائج وتقييم الأداء الذي يتم بصورة دورية للعاملين في المنظمة وكذلك عن طريق الاختبارات التي تجري في مثل هذه الحالة بغرض التعرف على أكفا ء المرشحين للترقية .
ويتميز هذا النظام بأنه يمكن المنظمة من اجتذاب أفضل العناصر لشغل الوظائف الشاغرة وخاصة في الوظائف العليا وحفز الأفراد على بذل جهد أكبر في العمل والتميز عن غيرهم حتى يحصلوا على الترقية ورفع الروح المعنوية لدى العمالة الجادة والمثابرة وإيجاد روح المبادرة والمنافسة بين العاملين في المنظمة الأمر الذي ينعكس أثره على مستوى أداء العاملين ومن ثم على مستوى أداء المنظمة ككل ، أما عيوب هذا النظام فتتمثل في التحيز الذي قد يحدث من قبل المسئولين عن التقويم بالإضافة إلى أن معايير الكفاءة التي يتم على أساسها القياس غير متوفرة بشكل كافي إلى الأن مما يجعل عملية القياس غير موضوعية .
3- نظام الترقية على أساس الأقدمية والكفاءة : يجمع هذا النظام بين النظامين السابقين حيث يشترط وفقاّ لهذا النظام أن يتوفر لدى الموظف المطلوب ترقيته مستوى معين من القدرة والكفاءة وأن يكون قد قضى فترة زمنية معينه يحددها نظام كل منظمة على حده وهذا يعني بأن الترقية وفقاّ لهذا النظام تعتمد على معيارين أساسيين هما حد أدنى من الفترة الزمنية التي يجب أن يقضيها الموظف في عمله ومستوى كفاءة معينة مطلوبة للعمل وعادة ما يتم التركيز على شرط الكفاءة بدرجة أكبر في حالة الترقية لشغل الوظائف العليا باعتبار أن هذه الوظائف تتطلب قدرات ومهارات إدارية لا تتوفر في كافة المرشحين على أساس الأقدمية وحدها ، أما في المستويات الوظيفية الدنيا فيفضل أن يعطى اهتمام اكبر بالأقدمية بحيث تتزايد نسبة الاهتمام بالأقدمية طالما اتجهنا إلى أسفل الهرم التنظيمي والعكس في حالة الاتجاه إلى أعلى هذا الهرم وبذلك يكون هذا النظام قد تميز عن غيره بأنه أتاح فرصة للكفاءات لكي تنطلق دون أن يحدها إطار زمني جامد وفي نفس الوقت رعى عنصر الأقدمية الأمر الذي مكن قدماء العاملين من الحصول على نصيب من فرصة الترقية المتاحة في المنظمة .