يحتاج أي نظام محاسبي إلى آلية لجمع البيانات عن العمليات التي تقوم بها الوحدة ثم تسجيلها وتحويلها إلى شكل ذات دلالة ومعنى وقابل للاستخدام ويتم ذلك من خلال مجموعة من القواعد والمبادئ والمفاهيم المحاسبية وهذه الآلية هي ما يصطلح عليها في المحاسبة " مسك الدفاتر " .
ومسك الدفاتر باستخدام النشاط الكتابي اليدوي بالمستندات والملفات والدفاتر هو ما يعرف بنظام مسك الدفاتر يدوياّ ، لكن إذا استخدمت الوسائل الالكترونية في مسك الدفاتر فإن النظام يوصف في هذه الحالة بنظام مسك الدفاتر إلكترونياّ ، وعلى هذا الأساس فإن نظام مسك الدفاتر يتصف بالوسيلة فإذا كانت الوسيلة المستخدمة هي العنصر البشري فإن النظام يكون يدوياّ لكن إذا استخدمت الوسائل الإلكترونية فإن النظام يكون إلكترونياَ .
والوسيلة المستخدمة في إنجاز مراحل نظام مسك الدفاتر لا تؤثر على مراحل أو عمليات التشغيل للبيانات والتي يقوم بها النظام ، بمعنى أنها لا تغير أو تبدل في هذه المراحل ولا من القواعد أو المبادئ والمفاهيم التي تحكم التشغيل خلال هذه المراحل ولكنها قد تؤدي فقط في النظام الالكتروني إلى إدماج بعض العمليات وليس إلغاؤها ، فمرحلة التسجيل والترحيل قد تتم في عملية واحدة في النظام الالكتروني بينما تتم بطريقة منفصلة في النظام اليدوي ، كما أن التحول من استخدام النظام اليدوي إلى النظام الالكتروني هو فقط بقصد الاستفادة من التطور التكنولوجي في إنجاز مراحل تشغيل البيانات بهدف السرعة والدقة وتخفيض تكلفة التشغيل .
وحسب الوسيلة المستخدمة فإن هناك نظامان أساسيان لمسك الدفاتر ، نظام الدفاتر يدوياّ ونظام مسك الدفاتر إلكترونيا ّ ومن المهم هنا أن أتطرق إلى مسك الدفاتر يدويا ّ نظرا للأهمية كونها تمثل الأساس لعمل المحاسب والذي يجب أن يعرف آلية عمل ذلك .
إن نظام مسك الدفاتر يدوياّ يعمل من خلال إنجاز عدد من المراحل أو الخطوات والتي يشار إليها بدورة تشغيل البيانات المحاسبية وهذه الدورة تنقسم إلى المراحل التالية :
1- إنشاء البيانات
2- تسجيل البيانات
3- معالجة البيانات
4- إعداد التقارير
5- توصيل البيانات
6- تخزين البيانات
وتنشأ المادة الخام لتشغيل البيانات على أشكال مختلفة وغالبا ما شار إليها بالمستندات الأساسية وهذه البيانات يمكن أن تحملها المستندات في شكل كتابة باليد أو مطبوع وعلى سبيل المثال فإن بيانات الوقت عن العمل يمكن أن تكون مكتوبة باليد بواسطة كاتب الأجور وتتضمن الأمثلة الأخرى للمستندات فواتير الشراء وفواتير البيع وأوامر الشراء وأوامر البيع وطلبات المواد وترجع أهمية المستندات كوعاء للبيانات إلى أنها توفر دليلاّ على حدوث العمليات كما أنها تمثل أساساّ للعمليات التالية في تشغيل البيانات .
في نظام مسك الدفاتر يدوياّ يتم التسجيل بالقيد اليدوي في دفتر اليومية ويشمل تسجيل البيانات عدة خطوات تتلخص في الاختيار والتبويب والترحيل والإعداد والتحقق ، وتعني مرحلة الاختيار اختيار البيانات الهامة التي تسجل واستبعاد البيانات التي ليس هناك حاجه لتسجيلها ، أما مرحلة التبويب فإنها تركز على تحديد صفة عامة تستخدم كأساس لضم البيانات في مجموعات مشابهه وبالتالي تبويبها إلى مستويات ويمكن أن تثبت البيانات على أساس مستوى الإنتاج أو الأقسام أو المناطق الجغرافية .
والترحيل هو وسيلة لتحويل البيانات من شكل تسجيلي إلى شكل تسجيلي أخر والترحيل يمكن أن يغير في شكل البيانات المسجلة ولكنه لا يغير في طبيعتها ومثال ذلك هو الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ .
ويقصد بإعداد البيانات العمليات التي تعد على أساسها البيانات لعرضها أو توزيعها على أكثر من مستخدم أو أكثر من استخدام في المراحل المختلفة لدورة التشغيل ، أما عملية التحقق فيقصد بها الوظيفة الأساسية للتأكد من اكتمال كل عمليات التسجيل دون خطأ وأن كل البيانات دخلت وبدقة وميزان المراجعة هو مثال ذلك .
إن الهدف الأساسي لمعالجة البيانات هو تحويلها من الشكل الذي تم تسجيلها فيه إلى شكل أكثر فائدة أو منفعة ويتم هذا التحويل عن طريق ترتيب البيانات والمقارنة والتحليل وإجراء العمليات الحسابية والمنطقية والتلخيص الذي يؤدي إلى إجماليات توفر مؤشراَ لقيم فردية أو قيم مقارنة لمستويات مختلفة من البيانات .
وتعرف المعلومات الناتجة عن عملية تشغيل البيانات بالمخرجات وهي تتضمن قوائم وتقارير مثل حساب الأرباح والخسائر والميزانية وتحليل المبيعات والمخزون وهذه القوائم والتقارير تمثل وسائل المخرجات التي تعرض من خلالها المعلومات للمستخدم أما توصيل البيانات فهو نقلها من نقطة إلى أخرى خلال دورة التشغيل وبمعنى أخر تسليم النتائج النهائية للمستخدم ويتم ذلك في نظام مسك الدفاتر يدوياَ من خلال الكشوف أو القوائم المكتوبة .
وعند اكتمال دورة التشغيل للبيانات فإن المعلومات يجب أن تخزن من أجل إمكانية استرجاعها عند الحاجة إليها ويجب أن يصمم نظام التخزين بطريقة تيسر إمكانية الحصول على البيانات التي يحتاج إليها في أي وقت وأن يكون هناك نظام أمن لحماية هذه البيانات .
في نظام مسك الدفاتر يدوياّ ، يتم إنجاز دورة تشغيل البيانات من خلال مجموعة من الدفاتر والسجلات تختلف في تصميمها حسب الطريقة التي تستخدم لتنظيم هذه الدفاتر وهناك عدد من الطرق التي تصمم على أساسها الدفاتر المحاسبية ومنها :
1- الطريقة الإيطالية.
2- الطريقة الفرنسية.
3- الطريقة الإنجليزية.
4- الطريقة الأمريكية.
وهنا سرد تفصيلي لكل طريقة على حده :
الطريقة الإيطالية
تستخدم هذه الطريقة في المشروعات صغيرة الحجم ويطلق عليها الطريقة التقليدية أو الطريقة العادية وذلك بسبب قدمها وسهولتها وقلة عدد الدفاتر المستخدمة حيث يتطلب العمل طبقا لهذه الطريقة دفتر يومية عامة ودفتر أستاذ وبالتالي فإن هذه الطريقة تعتمد على دفتر يومية واحد تسجل فيه كافة عمليات المنشاة من واقع المستندات التي تؤيد حدوث هذه العمليات ويتم التسجيل في هذا الدفتر على أساس قاعدة القيد المزدوج ويصمم الدفتر في شكل يوجد به خانتين أحدهما للمبالغ المدينة والأخرى للمبالغ الدائنة وخانة للبيان يسجل بها القيد المحاسبي وخانات أخرى إضافية يسجل فيها رقم القيد ورقم المستند للعملية وقم صفحة الأستاذ التي يرحل إليها القيد المحاسبي وتاريخ العملية ، كما تستخدم هذه الطريقة دفتر واحد للأستاذ وترحل إليه القيود المسجلة بدفتر اليومية وفي نهاية الفترة المحاسبية ترصد الحسابات التي يحتوي عليها هذا الدفتر ثم يعد ميزان المراجعة وتجري بعد ذلك التسويات الجردية اللازمة فعداد القوائم المالية .
الطريقة الفرنسية
تقوم هذه الطريقة على أساس إمساك مجموعتين من الدفاتر : المجموعة الأولى وتسمى الدفاتر المساعدة والمجموعة الثانية وتسمى الدفاتر العامة وطبقا لهذه الطريقة يتم تقسيم اليومية إلى يوميات مساعدة ويومية عامة وتقسيم الأستاذ إلى دفاتر أستاذ مساعد ودفتر أستاذ عام مركزي ويتم تقسيم اليومية إلى يوميات مساعدة على أساس تخصيص دفتر يومية مساعد لكل مجموعة عمليات متشابهه .
ويتطلب العمل بهذه الطريقة توفير دفاتر اليومية المساعدة ودفاتر الأستاذ المساعد الآتيه :
1- اليومية العامة المركزية
2- يوميات مساعدة
3- الأستاذ العام المركزي
4- دفاتر الأستاذ المساعد
وتتلخص ميكانيكية النظام المحاسبي وفق هذه الطريقة على أساس تسجيل العمليات المتشابهة في يومياتها ويرحل كل منها إلى اليومية العامة ويرحل منها يوميا أولاّ بأول إلى أستاذ مساعد الدائنين وأستاذ مساعد المدينين بينما ترحل قيود اليومية العامة إلى الأستاذ العام ومن أرصدة حسابات الأستاذ العام يتم إعداد ميزان المراجعة وذلك تمهيدا لإعداد القوائم المالية .وبالنسبة لدفتر النقدية فإن بعض المنشات تستخدم دفترين أحدهما للخزينة والأخر للبنك ، ودفتر اليومية يسجل فيه المقبوضات والمدفوعات بينما يسجل في دفتر البنك كل العمليات الخاصة بالبنك
الطريقة الإنجليزية
تعتمد هذه الطريقة على نفس فكرة الطريقة الفرنسية في إمساك دفاتر نوعية لكل مجموعة من العمليات المتجانسة وطبقا لهذه الطريقة يمسك مجموعتين من الدفاتر مجموعة دفاتر يومية ومجموعة دفاتر الأستاذ .
والاختلاف بين الطريقة الفرنسية والطريقة الإنجليزية يكمن فقط في طبيعة دفاتر اليومية وعلاقة هذه الدفاتر بدفاتر الأستاذ حيث تعتبر اليوميات المتعددة في الطريقة الإنجليزية يوميات أصلية وليست مساعدة ويسجل في اليوميات يومياَ وتفصيلياّ عمليات المنشأة المختلفة ، ومن ثم الترحيل إلى الأستاذ العام والأستاذ المساعد ، وتتلخص ميكانيكية النظام المحاسبي وفق هذه الطريقة على أساس التسجيل في اليوميات الفرعية على أساس إثبات الطرف غير المتكرر وكما هو الحال في الطريقة الفرنسية ، ويثبت رصيد أول المدة للبنك والصندوق وترصيد هذه الحسابات في دفاترها اليومية في نهاية كل فترة ولا يفتح لها حسابات بدفتر الأستاذ ، ويتم الترحيل من اليوميات الفرعية الى الحسابات الشخصية بدفتري أستاذ مساعد المدينين وأستاذ مساعد الدائنين ، وفي نهاية كل فترة دورية ترحل إجماليات اليوميات الفرعية مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام ويعد ميزان المراجعة حسب ذلك .
الطريقة الأمريكية
تقوم فكرة الطريقة الأمريكية على اختصار الدفاتر المحاسبية حيث يخصص دفتر واحد لليومية والأستاذ في نفس الوقت وتقسيم هذا الدفتر إلى جانبين أحدهما لليومية والأخر لحسابات الأستاذ ويشتمل جانب الحسابات على خانات تحليلية تخصص كل خانة لحساب معين وتنقسم إلى جانبين أحدهما مدين والأخر دائن .
وتمسك الدفاتر على أساس قاعدة القيد المزدوج حيث يتم التسجيل في دفتر اليومية ويتم الترحيل إلى حسابات الأستاذ بنفس الدفتر .